Ein schlechtes Zeitmanagement kann die Qualität deiner Arbeit beeinträchtigen, dazu führen, dass du Fristen versäumst, Kunden verlierst und dein Privatleben negativ beeinflusst. Lerne, wie du deine Zeit richtig einteilst, um dies zu vermeiden.
Web-Designer arbeiten oft an mehreren Projekten gleichzeitig. Sie sind mit vielen Herausforderungen konfrontiert, z. B. mit der Verwaltung mehrerer Websites, dem Umgang mit schwierigen Kunden, der Suche nach neuen Kunden, der richtigen Preisgestaltung für ihre Arbeit und dem Verfolgen von Branchentrends. Darüber hinaus versuchen sie auch, ein glückliches und gesundes Privatleben zu führen. Dies stellt ein Problem dar, wenn es darum geht, Prioritäten zu setzen und Fristen einzuhalten, und laut einer Studie ist Zeitmanagement ein häufiges Problem unter Webdesignern. Um dir dabei zu helfen, das richtige Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben zu finden und sicherzustellen, dass du deine Termine einhältst, zeigen wir dir 10 effektive Zeitmanagement-Tipps.
10 Zeitmanagement-Tipps für Web-Designer*innen
Es gibt eine Vielzahl von Faktoren, die sich auf deine Zeit, deine Konzentration und deine Energie auswirken können – und deine Zeitmanagementstrategie muss jeden dieser Faktoren berücksichtigen. Lass uns beginnen.
1. Habe immer einen unterschriebenen Vertrag und SOW
Es spielt keine Rolle, wie klar du die Bedingungen des Auftrags formulierst, einen Zeitplan aufstellst, erklärst, was die Website zu liefern hat, oder den Kunden daran erinnerst, wie viele Überarbeitungen er bekommt. Wenn du nicht alles schriftlich festgehalten hast, was glaubst du, wird dein Kunde tun, wenn die Arbeit beginnt? Entweder wirst du mit einer Flut von Anrufen und E-Mails konfrontiert, um sich zu erkundigen, oder du wirst einen Kunden haben, der die Grenzen der Vereinbarung überschreiten will, weil es keine offizielle Vereinbarung gibt. In beiden Fällen musst du deine Aufmerksamkeit auf andere Dinge als deine Projekte lenken. Aber ein Vertrag und eine Leistungsbeschreibung (SOW), die der Kunde unterschrieben hat und die ihm vorliegt, helfen dir, die Erwartungen zu steuern und die Ängste des Kunden vor dem Projekt zu verringern.
2. Verwende einen Zeiterfasser
Wenn du schon immer wissen wolltest, wie lange du tatsächlich für die Erstellung einer Website brauchst, wird dir ein Time-Tracker das Rätselraten abnehmen. Es gibt eine Reihe von Gründen, warum du dich damit befassen solltest. Zum einen kannst du Projekte besser planen und deinen Kunden Liefertermine nennen, wenn du weißt, wie lange die einzelnen Aufgaben und Phasen dauern. Zweitens: Wenn du die tatsächliche Dauer einer Aufgabe und nicht nur die geschätzte Dauer einplanst, musst du die Arbeit nicht von einem Tag auf den anderen verschieben. Wenn du alles zum geplanten Zeitpunkt erledigen kannst, wirst du nicht das Gefühl haben, dass du zu spät dran bist oder am Wochenende arbeiten musst, um die ganze Zeit aufzuholen. Die Zeiterfassung kann dir auch dabei helfen, die Preise für dein Webdesign festzulegen. DU solltest zwar nach Wert und nicht nach Stunden abrechnen, aber du solltest dennoch sicherstellen, dass du einen ausreichend großen Aufschlag in deine Preise einkalkulierst, damit du nicht nur kostendeckend arbeitest oder, schlimmer noch, bei deinen Aufträgen Geld verlierst.
3. Erstelle deinen idealen Zeitplan
Hast du schon einmal im Internet gelesen, dass „erfolgreiche“ Menschen wie Richard Branson und Tim Cook aufstehen, wenn es draußen noch dunkel ist, und sich gedacht: „Lieber ausschlafen als erfolgreich sein?“ Das Problem mit dieser Logik, dass frühes Aufstehen mit Erfolg gleichzusetzen ist, ist, dass sie nicht wirklich logisch ist. Jeder Mensch ist anders, d. h. DU solltest aufstehen, wenn du dich ausgeruht fühlst, deine Arbeitszeiten so legen, dass du in der Lage bist, dich optimal zu konzentrieren, und nur so viele Stunden arbeiten, wie du vernünftigerweise bewältigen kannst. Solange es dich nicht daran hindert, mit Kunden oder potenziellen Kunden in Echtzeit zu sprechen, spricht nichts dagegen, zu den für deinen Körper und Geist idealen Zeiten zu arbeiten. Vergiss nur nicht, Pausen einzuplanen.
Dies ist ein wichtiger Teil der Pomodoro-Technik. Sie geht folgendermaßen:
• Stelle dir einen Timer für 25 Minuten.
• Starte den Timer und arbeite an einer einzigen Aufgabe, ohne deine Konzentration zu unterbrechen.
• Wenn der Timer klingelt, halte an und machen eine kurze Pause.
• Dieser Zyklus wird sich viermal wiederholen. Am Ende dieser kannst du eine längere Pause einlegen. Dann geht es wieder von vorne los.
Auch wenn diese spezielle Technik 25 Minuten dauert, ist es auch hier wichtig, dass du dein ideales Tempo und die Anzahl der Pausen herausfindest. Vielleicht findest du, dass 25 Minuten zu kurz sind, um deine Website-Aufgaben zu erledigen, und es wäre besser, den Timer auf 60 Minuten einzustellen. Solange du nicht die Konzentration verlierst, ist das in Ordnung.
4. Plane alles in deinem Task-Manager ein
Einen festen Plan für jeden Tag zu haben, ist ein nützlicher Trick, um deine Zeit zu verwalten. Anstatt jedoch deine immer länger werdende Projektliste zu nehmen und jeden Tag aufs Neue zu entscheiden, woran du arbeiten willst, solltest du deine Aufgaben im Voraus planen. Das gilt sowohl für die Projektarbeit als auch für alles andere, was während deines Arbeitstages anfällt.
Hier sind einige Tipps für die Gestaltung deines Zeitplans:
• Lege dir Regeln fest, die auf deinem idealen Zeitplan basieren – die Wochentage, an denen du arbeiten wirst, sowie die Dauer an jedem Tag.
• Plane die schwierigsten Aufgaben gleich zu Beginn des Tages ein, wenn du dich fit fühlst und bereit bist, eine Herausforderung zu meistern. Das nennt man „den Frosch essen“.
• Tragen dir deine geschäftlichen Verwaltungsaufgaben in den Kalender ein und lege einen vorhersehbaren Zeitplan für sie fest, damit es zur Gewohnheit wird, sie an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Uhrzeit zu erledigen.
• Lege bestimmte Tage und Zeiträume fest, an denen du mit potenziellen Kunden telefonierst oder mit bestehenden Kunden Projektmeilensteine besprechen willst.
• Nimm persönliche Termine oder Aktivitäten in deinen Zeitplan auf, die während des Arbeitstages stattfinden.
Wenn du alles einplanst und die entsprechende Zeit dafür vorsiehst, verlierst du keine Zeit mit Rückfragen oder Stress wegen etwas, das du vergessen hast zu tun.
5. Templatisierung deines Prozesses
Wenn du noch einen Schritt weiter gehst, wäre es von großem Vorteil, Prozessvorlagen in deiner Aufgabenverwaltungssoftware zu speichern. Sobald ein neues Projekt anläuft, brauchst du nur die Prozessvorlage zu duplizieren, die Aufgaben an den jeweiligen Auftrag anzupassen und mit der Erledigung der Aufgaben zu beginnen. Dies ist für alle Bereiche deines Arbeitsablaufs nützlich, von der Suche nach neuen Webdesign-Kunden bis zum Onboarding, von Webdesign-Aufgaben bis zu Aktivitäten nach dem Start. Du kannst auch Vorlagen für projektfremde Arbeiten erstellen. Einer der größten Vorteile ist der Aspekt der Vertrautheit. Je strukturierter und vorhersehbarer dein Prozess wird, desto leichter fällt es dir, sich auf den kreativen Aspekt deiner Arbeit zu konzentrieren und nicht auf die Logistik der Aufgabenverwaltung. Ein weiterer Vorteil der Erstellung von Vorlagen für deine Arbeitsabläufe besteht darin, dass du größere und längere Prozesse in kleinere, besser zu bewältigende Aufgaben aufteilen kannst. Das nimmt dir die Überforderung oder Einschüchterung bei deiner Arbeit.
6. Automatisiere so viel Verwaltungsarbeit wie möglich
Wenn dein Zeiterfassungssystem dir anzeigt, dass mehr als 50 % deines Arbeitstages für Verwaltungsarbeit aufgewendet hast, dann ist es an der Zeit, deine Arbeit neu zu bewerten. Jetzt hast du zwei Möglichkeiten. Du kannst diese notwendigen betriebswirtschaftlichen Aufgaben an einen Assistenten und andere professionelle Dienstleister auslagern oder du kannst sie mit Software automatisieren. Wenn dein Unternehmen relativ klein ist und du versuchst, Geld zu sparen, solltest du mit der Automatisierung beginnen. Es gibt eine Vielzahl von Tools – viele davon kostenlos -, die dir dabei helfen, langweilige, lästige und oft zeitraubende Aufgaben zu automatisieren:
• Buchhaltung und Steuerverwaltung
• Planung von Besprechungen
• Prüfen von Interessenten
• Vertragserstellung
• Rechnungsstellung
• Kundenkommunikation und Nachfassaktionen
• Marketing für soziale Medien
• und vieles mehr
Du wirst dich nie zu 100 % von der Verwaltung deines Unternehmens befreien können, aber du kannst es mit automatisierten Prozessen viel weniger zeitaufwändig machen.
7. Erstelle eine Toolbox, die du von Job zu Job verwenden kannst
Unabhängig davon, ob du Webdesigner*in oder Webentwickler*in bist, hast du wahrscheinlich eine Reihe von Werkzeugen, die du bei jedem Auftrag verwendest.
Wenn du ein Designer bist, könnte dieser Werkzeugkasten Folgendes enthalten:
• Ein Wireframing-Tool
• Skizze oder Photoshop
• Ein paar flexible und leistungsstarke WordPress-Themes, die für deinen Kundenstamm gut geeignet sind
• Eine Sammlung von WordPress-Plugins, die für jede Kundenwebsite unerlässlich sind
• Ein Tool für Cross-Browser-Tests
Wenn du ein Entwickler bist, kann dein Werkzeugkasten Folgendes enthalten:
• Frameworks und Bibliotheken
• Eine IDE
• Eine Staging-Umgebung
• Github
• Browser-Test-Tools
Durch den Aufbau eines Werkzeugkastens, den du bei jeder Aufgabe verwenden kannst, kannst du schneller arbeiten und bessere Ergebnisse erzielen, da du keine Zeit mit der Suche nach den zu verwendenden Tools verbringen müsst. Stattdessen kannst du das tun, was dir Spaß macht, und einfach kreativ sein.
8. Unterbrechungen und Ablenkungen minimieren
Die durchschnittliche Person verbringt täglich 7 Stunden online. Leider warten das Internet und die Vielzahl der Geräte, mit denen du arbeitest, nur darauf, dich in dieser Zeit abzulenken oder dir Steine in den Weg zu legen. Je nachdem, woher die Ablenkungen kommen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, damit umzugehen. Als Erstes solltest du die Bildschirmzeiteinstellungen deines Geräts nutzen, um bestimmte App- und Kommunikationsgrenzen festzulegen. Auf diese Weise erhältst du neue E-Mails, Textnachrichten, Anrufe oder Push-Benachrichtigungen nur zu den von dir festgelegten Zeiten (d. h. wenn du nicht gerade arbeitest). Du kannst auch leistungsstärkere Ablenkungsblocker für deinen E-Mail-Posteingang, soziale Medien und Apps verwenden. Vergiss nicht die Ablenkungen in deinem Zuhause. Wenn du andere Personen um dich herum hast, lasse diese wissen, dass eine geschlossene Tür oder ein anderes Signal bedeutet, dass du in der Arbeit bist und nicht unterbrochen werden kannst.
9. Erstellen eines dedizierten Kontaktkanals
Zwar kannst du die Häufigkeit oder Dringlichkeit der Kontaktaufnahme durch klare Regelungen im Vertrag und in den SOW minimieren, aber es wird immer wieder vorkommen, dass der Kunde im Laufe eines Projekts Kontakt aufnehmen muss. Wenn Du weißt, dass dies der Fall sein wird, solltest du einen einzigen Kontaktkanal einrichten, den du nutzen kannst. Wie bei den anderen Zeitmanagement-Tipps auf dieser Liste solltest du dir die Zeit nehmen, diesen Kanal einmal am Tag zu besuchen. Wenn du 30 Minuten am Ende deines Arbeitstages einplanst, kannst du diese Nachrichten leicht im Auge behalten und sie alle rechtzeitig beantworten. Vergiss nicht, bei dieser Kommunikation proaktiv zu sein. Wenn du mit deinem Kunden zu verschiedenen Zeitpunkten im Projektverlauf Rücksprachen hältst, musst du dich wahrscheinlich nicht täglich mit so vielen Nachrichten befassen.
10. Gewöhne dich daran „Nein“ zu sagen
Dies ist immer eine schwierig zu meisternde Zeitmanagementtechnik. Als Kreativer möchtest du zu jedem Interessenten und Kunden „Ja“ sagen können. In Wirklichkeit erweist du ihnen aber nur einen schlechten Dienst, wenn du „Ja“ sagst, weil du nicht in der Lage bist, das zu übernehmen, was sie verlangen.
Das mag der Fall sein, wenn es sich um ein Projekt oder eine Anfrage handelt:
• Für einen Kunden, von dem du weißt, dass er sehr viel Zeit in Anspruch nehmen wird
• Die deine derzeitigen Fähigkeiten übersteigt oder außerhalb deines Kompetenzbereichs liegt
• Die den Arbeitsumfang überschreiten, für den du nicht extra bezahlt wirst
• Du musst ihn zusätzlich zu deinem normalen Arbeitspensum betreuen
• Du hast kein Interesse daran, aber ein schlechtes Gewissen, weil du ihnen nicht helfen kannst
Unterm Strich: Wenn dir ein potenzieller, aktueller oder ehemaliger Kunde ein Angebot macht, sollten du dir genau ansehen, was das Projekt beinhaltet, und realistisch einschätzen, ob du in der Lage bist, es anzunehmen. Wenn es um irgendeine Art von Verhandlung geht – d. h. wenn du Geld, deine Freizeit oder deinen Verstand verlierst – sag einfach „nein“. Und wenn sie nicht bereit sind, ein „Nein“ als Antwort zu akzeptieren, dann weißt du, dass du das Richtige getan hast. Kunden, die wollen, dass du gute Arbeit für sie leistest, wissen, wie wichtig Zeitmanagement und Produktivität sind, und würden das nicht aufs Spiel setzen wollen.
Übersetzt von Sarah van der Linden
von Website Freiburg
Quelle, unser Websoftware Partner Elementor Pro:
www.elementor.com/blog/time-management-tips-web-designers
